Mengurangi “Kerumitan” Proyek Besar Dengan Milestone dan Critical Path Method

Proyek besar umumnya dikaitkan dengan nilai kontrak yang besar. Namun dibalik itu harus disadari bahwa proyek besar memiliki item pekerjaan yang banyak pula sehingga dapat dipastikan memiliki kompleksitas yang tinggi. Kunci utama menghadapi proyek dengan kompleksitas tinggi adalah mencari cara bagaimana kompleksitas proyek tersebut tetap dapat dikelola. Tulisan ini mencoba menjelaskannya.

Proyek seperti pekerjaan kompleks rumah sakit, bandara, apartemen umumnya memiliki ukuran bangunan yang besar sehingga nilai kontraknya juga besar. Kondisi tersebut sering menjadi persepsi sebagian orang mengenai proyek besar. Padahal proyek besar itu seringkali berarti memiliki item pekerjaan yang besar pula yang berarti melibatkan banyak pihak dan proses. Keterkaitan antara mereka membuat proyek menjadi rumit. Hal ini berarti proyek besar memiliki kompleksitas proyek yang besar pula ( Baca juga Mengukur Kompleksitas Proyek Ala Robert Joker )

Kompleksitas proyek yang besar harus diketahui dan dipahami dalam rangka agar dapat dikelola (managable). Pada proyek besar yang berarti berpeluang memiliki kompleksitas yang besar cenderung memiliki jumlah item pekerjaan, proses, dan pihak yang terkait yang banyak. Item pekerjaan yang banyak telah membuat saling keterkaitan yang rumit yang harus dapat dikelola. Bagaimana caranya?

Menurut James R. Walse dalam jurnalnya yang berjudul “using milestone and critical path method schedulling technique to decrease network size”, cara untuk mengelola ukuran network atau jaringan item pekerjaan yang saling keterkaitan adalah dengan menggunakan secara bersamaan (integrated) teknik milestone dan CPM schedule. Ini berarti pula sebagai langkah dalam membuat proyek besar dapat dikelola.

Milestone adalah suatu bagian item pekerjaan yang dibuat seolah-olah menjadi temporary finish atau selesai sementara atas  sekelompok atau serangkaian pekerjaan-pekerjaan yang menjadi bagian dari schedule besar. Item pekerjaan yang dijadikan milestone haruslah item pekerjaan yang dianggap menjadi bagian penting sebelum melanjutkan pekerjaan berikutnya atau berpengaruh atas kelangsungan pekerjaan berikutnya. Contoh adalah pada suatu pekerjaan gedung yang dimulai dari kelompok pekerjaan persiapan lahan,  struktur bawah, struktur atas, finishing dan M/E, lalu site development. Milestone dari pekerjaan gedung pada lingkup di atas adalah:

• Pekerjaan pemadatan tanah (dari kelompok persiapan lahan)
• Pekerjaan cor pile cap (dari pekerjaan struktur bawah)
• Pekerjaan cor lantai paling atas (dari kelompok pekerjaan struktur atas)
• Dan seterusnya.

Catatan atas contoh di atas adalah apabila akhir suatu kelompok pekerjaan menjadi milestone. Dalam praktiknya, dapat pula untuk membuat milestone atas sebagian dari selesainya suatu kelompok pekerjaan atau selesainya zone tertentu kelompok pekerjaan.

Critical Path Method / CPM adalah suatu rangkaian item pekerjaan dalam suatu proyek yang menjadi bagian kritis atas terselesainya proyek secara keseluruhan. Ini artinya, tidak terselesaikannya tepat watu suatu pekerjaan yang masuk dalam pekerjaan kritis akan menyebabkan proyek akan mengalami keterlambatan karena waktu finish proyek akan menjadi mundur atau delay. CPM dibangun atas suatu network yang dihitung dengan cara tertentu dan dapat pula dengan software sehingga menghasilkan suatu rangkaian pekerjaan yang kritis.

Dalam konsep menggunakan milestone dan CPM secara integrated ini secara sederhana bermaksud untuk membuat schedule yang berukuran besar pada proyek besar menjadi schedule yang lebih kecil. Secara logika kita pahami bahwa schedule yang lebih kecil berarti  schedule tersebut lebih managable atau dapat lebih mudah untuk dikelola. Inilah intinya peran konsep ini dalam mengatasi kompleksitas proyek yang besar.

Konsep ini tentu saja dapat dikembangkan sesuai dengan kondisi proyek yang ada dan dapat di trial. Langkah standart dalam pemikiran saya adalah sebagai berikut:

1. Membagi seluruh pekerjaan menjadi beberapa kelompok pekerjaan yang dapat dikatakan sejenis.
2. Menentukan durasi penyelesaian pekerjaan masing-masing milestone.
3. Menentukan keterkaitan-keterkaitan (interdependencies) antara kelompok-kelompok pekerjaan tersebut.
4. Menentukan critical path method atas milestone berdasarkan hubungan saling keterkaitannya
5. Membandingkan durasi total pekerjaan dengan waktu yang dibutuhkan

Pada dasarnya lima langkah di atas sudah cukup dalam upaya mengecilkan network schedule yang besar. Tapi harus dilakukan pengecekan apakah waktu yang dibutuhkan telah sesuai dengan target schedule yang ada. Jika target schedule telah sesuai, maka langkah dapat dianggap selesai. Namun jika schedule yang terjadi lebih dari yang ditargetkan, maka harus dilakukan trial-error. Langkah lanjutannya adalah sebagai berikut:

1. Membreakdown kelompok pekerjaan tersebut menjadi lebih kecil dalam bentuk item pekerjaan atau zone pekerjaan. Bisa juga gabungan antara keduanya.
2. Menentukan durasi penyelesaian pekerjaan masing-masing zone.
3. Keterkaitan antara kelompok pekerjaan diefektifkan dengan mengkajinya dalam bentuk yang lebih detil yaitu zone pekerjaan. Keterkaitan pekerjaan saat ini adalah antara zone kelompok pekerjaan yang satu dengan zone kelompok pekerjaan yang lainnya.
4. Menentukan critical path atas kondisi di atas.
5. Membandingkan durasi total pekerjaan dengan waktu yang dibutuhkan.

Langkah tambahan akan membuat schedule pelaksanaan menjadi lebih singkat. Sehingga berpeluang memenuhi target pelaksanaan. Perlu diketahui bahwa saat ini milestone sudah bukan lagi item pekerjaan, tapi merupakan salah satu zone pelaksanaan atas suatu item pekerjaan. Langkah trial error adalah dengan mengubah ukuran zone pekerjaan sedemikian schedule sesuai target.

Tambahan langkah dalam rangka membuat schedule memenuhi target seperti membuat zone pekerjaan, dan trial error ukuran zone pekerjaan akan membuat network schedule bertambah besar besar berkali lipat. Sehingga perlu dipertimbangkan agar schedule pekerjaan proyek besar masih dapat dikelola. Jadi buatlah schedule yang dapat dimanage atas proyek besar

sumber :http://manajemenproyekindonesia.com/?p=928